La checklist ultime pour réussir votre événement d’entreprise

On ne vous le répétera jamais assez, le secret du succès de tout événement réside dans son organisation.Pour que votre événement d’entreprise soit un véritable succès, les professionnels TRAITEUR GAUTIER vous proposent cette check-list pour qu’aucun élément de votre événement ne vous échappe !

Les éléments clés de votre événement

  • Quelle est la date prévue pour votre événement ? ͟_____/͟_____/_____

  • À quel moment de la journée ?

    ☐ Matinée

    ☐ Après-midi

    ☐ En soirée

  • Quel est l’objectif de votre événement d’entreprise ? ͟________________________
  • Quel est le thème de votre événement ? ________________________

  • Quelle est votre audience cible ?  ________________________

    (clients, fournisseurs, collaborateurs, investisseurs)

  • Quel est le nombre d’invités prévu ? ________ personnes

Lieu et organisation de votre événement

Le lieu de votre événement

  • Quel est le lieu prévu pour votre événement ? ☐ En entreprise ☐ Hors entreprise
    Si hors entreprise, avez-vous effectué votre réservation de salle ? Oui ☐ Non ☐
  • En cas de problème au niveau de votre réservation, auriez-vous un plan B ?
    Oui ☐ Non ☐ Si oui, lequel ? ͟___________________________
  • Quelle est la capacité d’accueil de votre salle : ͟________ personnes
  • Quelles sont les caractéristiques de votre salle ?
    ☐ Sonorisation
    ☐ Projecteurs et écrans
    ☐ Gardiennage
    ☐ Stationnement
    ☐ Espace restauration
    ☐ Mobilier
    ☐ Vestiaire
    ☐ Scène
    ☐ Wi-Fi
  • Si des équipements sont manquants, comment vous les procurer ? ͟________________ (fournisseur, disponible chez l’entreprise ou autre)

Décoration et organisation de l’espace

  • Si c’est un événement à thème, quelle est la décoration prévue ? ________________
  • Qui s’en charge ? ☐ L’entreprise s’en charge ☐ Un décorateur s’en charge
  • Avez-vous planifié la disposition des sièges ? Oui ☐ Non ☐
  • Avez-vous réalisé un plan de table ? Oui ☐ Non ☐

La logistique de votre événement

  • Auriez-vous besoin d’un transport pour y conduire vos invités ? Oui ☐ Non ☐
  • Quel est la nature du transport prévu ? ͟________________
    • Pour combien de personnes ? ________ personnes

Les animations prévues pour votre événement

  • Avez-vous prévu des animations pour votre événement ? Oui ☐ Non ☐
    Si oui, lesquelles ? ͟________________
    (conférenciers, dj, animateurs, etc.)
  • À qui comptez-vous faire appel ? ͟____________

Boisson et nourriture

    • Qu’avez-vous prévu pour la préparation de vos menus ?
      ☐ Préparation sur place
      ☐ Livraison
    • Quel menu avez-vous prévu ?
      ☐ Buffet à volonté
      ☐ Repas assis
      ☐ Cocktail
      ☐ Autre
    • Avez-vous prévu des menus en fonction d’éventuelles allergies ou régimes alimentaires de vos convives ? Oui ☐ Non ☐
    • Quelles sont les boissons prévues ? ͟________________

    La promotion de votre événement

    • Avez-vous préparé les invitations ?
      ☐ Par mail
      ☐ Version papier
    • Avez-vous prévu d’envoyer des rappels concernant votre événement ?
      Oui ☐ Non ☐

    Le budget prévu pour votre événement

    • Quel est le budget moyen prévu ? ________euros
    • La ventilation détaillée de votre budget :
      Salle
      ________________
      euros
      Décoration et aménagement
      ________________
      euros
      Transport
      ________________
      euros
      Traiteur
      ________________
      euros
      Animations
      ________________
      euros
      Promotion
      ________________
      euros
      Autre
      ________________
      euros
    • Quel est le plafond à ne pas dépasser ? ͟________________euros